Privacystatement ECHT Onderwijs

Bij ECHT Onderwijs vinden we jouw privacy erg belangrijk. Dit betekent dat wij vertrouwelijk, zorgvuldig en volgens de geldende privacywetgeving omgaan met de gegevens die wij over jou te weten komen.

In dit privacystatement wordt uitgelegd hoe ECHT Onderwijs omgaat met de persoonsgegevens die wij verwerken van kandidaten (ingeschreven of werkende flexkrachten), websitebezoekers, contactpersonen die werken bij zakelijke relaties (zoals klanten of leveranciers), eigen sollicitanten, stagiaires, freelancers, interne flexkrachten en werknemers.

Wie is er verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens?

ECHT Onderwijs B.V. (KVK 57146594) verantwoordelijk voor het verwerken van je persoonsgegevens. Dit betekent dat ECHT Onderwijs B.V. bepaalt - rekening houdende met de geldende privacywetgeving - welke gegevens er van jou worden verwerkt, hoe dat gebeurt, voor welke doelen en voor hoe lang. ECHT Onderwijs Holding B.V. (hierna: ´ECHT Onderwijs´ of ´wij´) verwerkt persoonsgegevens onder andere door ze op te slaan of te delen met andere partijen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij van kandidaten?

Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van de diensten en functionaliteiten waar jij gebruik van maakt. Hieronder vind je de gegevens die wij op verschillende momenten van je kunnen verwerken.

Inschrijven

Op het moment dat jij je bij ECHT Onderwijs inschrijft via onze website, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• NAW-gegevens (naam, adres en woonplaats)
• Geboortedatum
• Geslacht
• Land (nationaliteit)
• Telefoonnummer en e-mailadres
• Curriculum vitae (cv) (let op: zet nooit je BSN op je cv!)
• Motivatiebrieven
• Opleidingen (studies, trainingen, cursussen)
• Werkervaring (werk, stages, vrijwilligerswerk)
• Talen
• Referenties en getuigschriften (van andere werkgevers)
• Beschikbaarheid
• Rijbewijs en bezit auto
• Tests en testresultaten bij of via ECHT Onderwijs
• Foto of video (vrijwillig te uploaden, zonder consequenties als je dat niet doet. Let op: potentiële werkgevers kunnen je foto of video zien.)
• Optin-gegevens (jouw toestemming voor het ontvangen van mailings): e-mailadres, datum status (ingeschreven of uitgeschreven), hoe verkregen en voor welke doelen
• Accountinformatie: dienstverbanden, functie, regio’s, sollicitaties, datum aanmelding, datum laatste login, datum laatste wijziging

Aan de slag

Op het moment dat je via ECHT Onderwijs gaat werken, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Kopieën van certificaten en diploma´s
• Kopie van geldig identiteitsbewijs met burgerservicenummer (BSN)
• Kopie bankpas en ingangsdatum bankgegevens
• Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) en andere screeningsuitslagen (afhankelijk van de functie)
• Werkvergunning en verblijfsvergunning (indien nodig)
• Arbeids-, plaatsings- en opleidingsovereenkomsten, en overige overeenkomsten
• Aanvullende arbeids- en salarisafspraken, loonstroken, jaaropgaven, loonbelastingverklaringen en declaraties
• Gegevens over verlof, ziekte, uitkeringssituatie, verzuim en pensioen
• Correspondentie, klachten, waarschuwingen, verslagen van beoordelings- of functioneringsgesprekken, persoonlijke werkaantekeningen van recruiters
• Overige gegevens die noodzakelijk zijn voor onze personeels-, salaris- en verzuimadministratie

Waarom verwerken wij deze persoonsgegevens?

Wij verwerken deze persoonsgegevens om onze taken als onderneming uit te kunnen voeren. Denk daarbij aan: opleiden, bemiddelen, werving etc. Ook kunnen wij gegevens verwerken om je een bepaalde dienst of functionaliteit te kunnen aanbieden, zoals de tests die je vanuit je account kunt maken. Dus, ECHT Onderwijs verwerkt je persoonsgegevens om:

• Je relevante jobs te kunnen aanbieden (op onze website)
• Een account voor je te kunnen aanmaken (op onze website)
• Je te kunnen opleiden tot docent ofd leerkracht.
• Je te bemiddelen naar werk- ervaringsplekken
• Jouw beschikbaarheid te kunnen vaststellen
• Jouw geschiktheid voor een functie te kunnen onderzoeken
• Een screening te kunnen uitvoeren (als dat nodig is)
• Een werknemer-werkgeverrelatie met je aan te gaan
• Je voor te kunnen stellen aan een potentiële werkgever
• Je te kunnen inzetten en inplannen bij een werkgever
• Overeenkomsten met je te sluiten en deze uit te kunnen voeren
• Jouw persoonlijke ontwikkeling te kunnen stimuleren door je opleidingen, trainingen en tests aan te bieden
• Je te kunnen benaderen via telefoon, mail of post over werkgerelateerde zaken, relevante vacatures, nieuws, events, (gepersonaliseerde) aanbiedingen of het updaten van je account. Je kunt worden benaderd door alle dochterondernemingen van ECHT Onderwijs B.V.
• Je per post aanbiedingen van ECHT Onderwijs toe te kunnen sturen die voor jou interessant zijn en kunnen bijdragen aan jouw verdere ontwikkeling op persoonlijk en maatschappelijk vlak.
• Te kunnen beoordelen of je voor premiekortingen of subsidies in aanmerking komt
• Relevante personeels-, financiële, uren-, verzuim- en salarisadministratie bij te kunnen houden
• Onze wettelijke verplichtingen te kunnen nakomen, zoals bij arbeidsongeschiktheid

Waarom mogen wij deze persoonsgegevens verwerken?

ECHT Onderwijs mag deze gegevens op basis van de privacywetgeving verwerken, omdat:

• Wij je daarvoor in sommige gevallen nadrukkelijk om toestemming hebben gevraagd
• Het noodzakelijk is om een overeenkomst die wij met jou hebben, uit te kunnen voeren. Denk aan de arbeidsovereenkomst die je met ons aangaat als je via ons aan het werk gaat
• Het noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen. Wij zijn als werkgever bijvoorbeeld verplicht om een kopie van de legitimatiebewijzen van medewerkers op te slaan
• Het noodzakelijk is voor het kunnen behartigen van ons gerechtvaardigd belang, waarbij wij eerst afwegen of ons belang echt zwaarder weegt dan jouw privacybelangen.

Wat zijn de doelen en grondslagen voor de verwerking van je persoonsgegevens?

In het volgende schema staat welke persoonsgegevens wij precies verwerken, waarom wij dat doen en welke rechtsgronden wij daarvoor hebben.

* Je kunt scrollen door de tabel

1. Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.

Hierbij gaat het om de arbeidsovereenkomst die je met ons sluit als je via ECHT Onderwijs aan de slag gaat. Het is dan noodzakelijk bepaalde persoonsgegevens van jou te verwerken om te kunnen helpen bij het vinden van een nieuwe baan of om je een bepaalde functionaliteit te kunnen aanbieden.

2. Toestemming.

Je geeft toestemming voor het verwerken van bepaalde persoonsgegevens. Deze toestemming kun je op elk moment weer intrekken.

3. Noodzakelijk voor het kunnen behartigen van ons gerechtvaardigd belang.

De verwerkingen zijn noodzakelijk voor het behartigen van een belang van ons. Denk bijvoorbeeld aan het belang van ECHT Onderwijs om bepaalde functionaliteiten aan jou te kunnen aanbieden. Of dat wij moeten kunnen bewijzen dat wij hebben gecontroleerd of het rekeningnummer dat jij doorgeeft inderdaad op jouw naam staat.

4. Noodzakelijk om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Bijvoorbeeld dat wij als werkgever verplicht zijn om een kopie van de legitimatiebewijzen van medewerkers op te slaan.

Hoe kun je zelf je persoonsgegevens inzien, aanpassen of verwijderen?

Er zijn twee manieren waarop je zelf iets kunt doen met de persoonsgegevens die je met ons hebt gedeeld:

• 1. Via je persoonlijke account kun je jouw gegevens op elk moment aanpassen onder ‘Instellingen’. Je kunt hier bijvoorbeeld instellen dat je niet meer vindbaar bent in onze cv-database, geen vacaturemails meer wilt ontvangen of je kunt er jouw profiel verwijderen.

• 2. Via een vacaturemail kun jij je direct uitschrijven via de link die onderaan iedere vacaturemail staat.

Kun je niet meer inloggen? Weet je niet meer of je een account hebt? Heb je nooit een account aangemaakt, maar ontvang je toch mails? Stuur een mailtje naar info@echtonderwijs.nl, wij helpen je graag verder.

Welke persoonsgegevens verwerken wij van contactpersonen van zakelijke relaties?

Ook van contactpersonen die werken bij onze zakelijke relaties, zoals klanten of leveranciers, verwerken wij persoonsgegevens. Het kan daarbij gaan om: voor- en achternaam, functie, telefoonnummer, e-mailadres en correspondentie met de contactpersoon. Deze gegevens worden alleen gebruikt in het kader van onze dienstverlening en voor het onderhouden van de zakelijke relatie.

Welke persoonsgegevens verwerken wij van websitebezoekers?

Op het moment dat je een van onze websites bezoekt of gebruikmaakt van een van de functionaliteiten van onze website, kunnen wij de volgende gegevens van je verwerken:

• Gebruikers ID
• Unique identifiers
• IP-adres
• Geschatte locatie (op basis van IP-adres)
• De internetbrowser die je gebruikt
• Je websitegedrag en activiteiten (zoals clicks, pageviews en zoekopdrachten, inschrijving, sollicitaties, favoriete vacatures en instellen van een e-mailalert)
• Soort apparaat (smartphone, tablet)
• Feedback en gesprekken (via de live chat)
• Persoonsgegevens voor deelname aan polls en surveys

Deze gegevens gebruiken wij om je een dienst of functionaliteit te kunnen aanbieden, de website te onderhouden en verbeteren en om de website persoonlijker en relevanter voor je te kunnen maken. Wij mogen deze gegevens verwerken omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben, namelijk: de website te kunnen verbeteren en deze beter af te kunnen stemmen op jouw behoeftes en wensen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij van eigen sollicitanten, stagiaires en werknemers?

Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van de diensten en functionaliteiten waar jij gebruik van maakt. Hieronder vind je de gegevens die wij op verschillende momenten van je kunnen verwerken.

Op het moment dat je bij ons solliciteert, kunnen wij de volgende gegevens aan je vragen:

• Voor- en achternaam
• Contactgegevens (adres, e-mailadres en telefoonnummer)
• Bedrijfsnaam, KVK-nummer en BTW-nummer (als van toepassing)
• Motivatiebrief
• Curriculum vitae (cv) (let op: zet nooit je BSN op je cv!)
• Opleidingen (studies, trainingen, cursussen)
• Werkervaring (werk, stages, vrijwilligerswerk)
• Talen
• Referenties en getuigschriften (van andere werkgevers, in overleg)
• Kopieën van diploma’s en certificaten
• Beschikbaarheid
• Rijbewijs en bezit auto
• Tests en testresultaten bij of via ECHT Onderwijs (zoals competentietest, als nodig voor de functie)
• Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) en andere screeningsuitslagen (afhankelijk van de functie)
• Foto of video (vrijwillig, zonder consequenties als je dat niet deelt)
• Correspondentie over je sollicitatie

Op het moment dat je bij ECHT Onderwijs gaat werken, kunnen wij de volgende gegevens aan je vragen:

• Geboortedatum en -plaats
• Burgerlijke staat
• Nationaliteit
• Geslacht
• Kopie legitimatiebewijs: identiteitsbewijs, paspoort, verblijfsvergunning of werkvergunning (indien van toepassing)
• Burgerservicenummer (BSN)
• Kopie rijbewijs en autogegevens (in elk geval kenteken)
• Kopie bankpas
• Personeelsnummer
• Pasfoto (voor zakelijk account)
• Zakelijk telefoonnummer en e-mailadres
• Inloggegevens
• Calamiteiten telefoonnummer en voor- en achternaam persoon
• Gevolgde trainingen bij of via ECHT Onderwijs
• Verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken
• Verzonden en ontvangen feedback via beoordelingstool FeedMe
• Overeenkomsten (zoals arbeids- of opleidingsovereenkomst)
• Arbeids- en salarisafspraken, reiskostenvergoeding, toeslagen, bonussen, loonstroken, jaaropgaven, loonbelastingverklaringen en declaraties
• Gegevens over vakantie, verlof, ziekte, verzuim, uitkeringssituatie, arbeidshandicap, zwangerschap en pensioen
• Overige gegevens die noodzakelijk zijn voor onze personeels-, financiële - en verzuimadministratie

Waarom verwerken wij deze persoonsgegevens?

Wij verwerken deze persoonsgegevens om onze taken als werkgever te kunnen uitvoeren of om je een bepaalde dienst of functionaliteit te kunnen aanbieden. Dus, ECHT Onderwijs verwerkt je persoonsgegevens om:

• Jouw geschiktheid voor een functie te onderzoeken
• Werkgerelateerde accounts voor je aan te maken
• Een werknemer-werkgeverrelatie met je te kunnen aangaan
• Overeenkomsten met je te sluiten en uit te kunnen voeren
• Jouw persoonlijke ontwikkeling te stimuleren door je opleidingen, trainingen en tests aan te bieden
• Relevante personeels-, financiële, uren-, verzuim- en salarisadministratie bij te houden
• Onze wettelijke verplichtingen te kunnen nakomen, zoals bij arbeidsongeschiktheid

Waarom mogen wij deze persoonsgegevens verwerken?

ECHT Onderwijs mag deze gegevens op basis van geldende privacywetgeving verwerken, omdat:

• Wij je daarvoor in sommige gevallen nadrukkelijk om toestemming hebben gevraagd
• Het noodzakelijk is om een overeenkomst die wij met jou hebben, uit te kunnen voeren. Denk aan de arbeidsovereenkomst die je met ons aangaat
• Het noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen. Bijvoorbeeld dat wij als werkgever verplicht zijn om een kopie van de legitimatiebewijzen van medewerkers op te slaan.
• Het noodzakelijk is voor het kunnen behartigen van ons gerechtvaardigd belang, waarbij wij eerst afwegen of ons belang echt zwaarder weegt dan jouw privacybelangen.

Wat zijn de doelen en grondslagen voor de verwerking van je persoonsgegevens?

In het volgende schema staat welke persoonsgegevens wij precies verwerken, waarom en welke rechtsgronden wij daarvoor hebben.

1. Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.

Hierbij gaat het om de arbeidsovereenkomst die je met ons sluit als je bij of via ECHT Onderwijs aan de slag gaat.

2. Toestemming.

Je geeft toestemming voor het verwerken van bepaalde persoonsgegevens. Deze toestemming kun je op elk moment weer intrekken.

3. Noodzakelijk voor het kunnen behartigen van ons gerechtvaardigd belang.

De verwerking is noodzakelijk voor het behartigen van ons gerechtvaardigd belang. Zo moeten wij bijvoorbeeld kunnen bewijzen dat wij hebben gecontroleerd of het rekeningnummer dat jij doorgeeft, wel op jouw naam staat.

4. Noodzakelijk om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Bijvoorbeeld dat wij als werkgever verplicht zijn om een kopie van de legitimatiebewijzen van medewerkers op te slaan.

Hoe kun je zelf je persoonsgegevens inzien of wijzigen?

Kun je niet meer inloggen? Weet je niet meer of je een account hebt? Heb je nooit een account aangemaakt, maar ontvang je toch mails? Stuur een mailtje naar mail@echtonderwijs.nl, wij helpen je graag verder.

Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Je gegevens bewaren wij niet langer dan noodzakelijk is. Daarbij kijken wij naar het doel waarvoor we de gegevens aan je hebben gevraagd. Ook houden wij rekening met wettelijke bewaartermijnen. Zo staat er bijvoorbeeld in de Wet op de loonbelasting dat wij als werkgever van jou als werknemer - een kopie legitimatiebewijs moeten bewaren tot vijf jaar nadat je uit dienst bent. De bewaartermijnen die wij hanteren, staan opgenomen in ons bewaartermijnenbeleid. Na afloop van de bewaartermijnen worden je gegevens automatisch verwijderd of geanonimiseerd.

Wat doen wij om je persoonsgegevens te beveiligen?

Wij beveiligen je persoonsgegevens op verschillende manieren om ervoor te zorgen dat je gegevens bij ons veilig zijn en blijven. Dat doen wij bijvoorbeeld door de toegang tot je persoonsgegevens te beperken, jouw account te beveiligen, gebruik te maken van veilige communicatiekanalen en systeem- en netwerkbeveiliging. Wij hebben een intern beveiligingsbeleid waarin staat welke maatregelen wij allemaal nemen voor de beveiliging van je gegevens.

Met welke derde partijen delen wij je persoonsgegevens?

ECHT Onderwijs deelt je persoonsgegevens alleen met andere partijen als dat mag op basis van geldende privacywetgeving. Deze andere partijen kunnen dochterondernemingen zijn van ECHT Onderwijs B.V., organisaties die op zoek zijn naar personeel, opleiders en trainers, overheidsinstanties (zoals UWV of Belastingdienst) en zakelijke relaties (zoals arbodiensten).

Om onze diensten te kunnen uitvoeren, krijgen wij daarnaast hulp van partijen die voor ons gegevens van jou verwerken. Denk bijvoorbeeld aan de softwareleverancier van het verloningssysteem dat wij gebruiken om jou te kunnen uitbetalen. Met dit soort partijen maken wij afspraken over goede beveiliging, geheimhouding en de rechten die jij hebt en moet kunnen uitoefenen. Deze afspraken nemen wij op in een verwerkersovereenkomst met de derde partij.

Welke rechten heb je?

Je hebt het recht om:

• In te zien welke persoonsgegevens wij van jou hebben
• De gegevens die wij van jou hebben te wijzigen, als deze bijvoorbeeld onvolledig of onjuist zijn
• Verouderde gegevens door ons te laten verwijderen, als wij deze niet nog langer moeten of mogen bewaren
• Je gegevens over te kunnen dragen, door bij ons een bundeling van je gegevens op te vragen

Om je rechten uit te oefenen, kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan in dit statement.

Ben je het niet eens met de manier waarop wij omgaan met je persoonsgegevens?

Neem dan contact met ons op via onderstaande contactgegevens. Komen we er na overleg nog steeds niet met elkaar uit? Dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De AP is de Nederlandse toezichthouder op de naleving van privacywetgeving.

Contact opnemen?

Vragen, opmerkingen of je rechten uitoefenen? Neem dan gerust contact met ons op via telefoon, e-mail of post.

HNK Westblaak 180
3012 KN Rotterdam

Openingstijden: 08.30 uur – 17.30 uur
Telefoonnummer: 010 - 30 76 431
E-mailadres: info@echtonderwijs.nl